Ett nämndsmöte

Alla som hanterar ärenden på gatukontoret använder Malmö stads nya ärendesystem 2.0 där alla kan se och arbeta med sina ärenden. Alla godkännanden och underskrifter sker elektroniskt.

Jag samordnar ärendena innan beredning. Om något behöver kompletteras eller justeras görs detta direkt i systemet tillsammans med handläggarna utan att vi behöver skicka dokument och mejl sinsemellan. Efter beredning i ledningsgruppen och i samråd med ordförande sätts nämndsdatum för de olika ärendena och utifrån detta skapas dagordningen automatiskt.

Ärenden som ska upp på tekniska nämnden godkänns av avdelningschef och gatudirektör och blir därefter tillgängligt för nämndsledamöterna i deras läsplattor på utsatt publiceringsdag, oftast tio dagar innan nämndsmötet. Tidigare kopierade och skickade vi ut ärendena inför varje möte i pappersformat till en kostnad av 30 000- 60 000 kr så det nya systemet har förenklat allt arbete kring nämndsärenden, sänkt kostnaderna drastiskt och inte minst är det en stor miljövinst nu när vi slipper pappersanvändningen och alla transporter däromkring.

Läsplattorna innehåller program för att bl.a. göra anteckningar i ärendena. Kommunikationen mellan ledamöterna har förenklats avsevärt genom att de kan dela ut sina anteckningar och även diskutera frågor över t ex videosamtal.

Under sammanträdena använder ledamöterna sina läsplattor där t ex anteckningar finns samlat. På stora skärmar i lokalen visas dagordningen och aktuellt ärende.

Protokollet är förberett utifrån tjänsteskrivelserna och skrivs under pågående möte. Så snart protokollet justerats och reservationer och särskilda yttranden kommit in publiceras de automatiskt på Komin och malmo.se. Underskrifterna är digitala och kan göras direkt i ärendesystemet från ledamöternas läsplattor.