Intervjuer

Tolv intervjuer med medarbetare på gatukontoret genomfördes mellan den 22:e juni och den 29:e augusti. Nedan följer en avpersonifierad sammanställning av intervjuerna.

 

Attraktiv arbetsplats

 

Det mest attraktiva inom IT är att jag inte ska behöva fundera på var jag sitter och jobbar, det ska se likadant ut var jag än är. En stor del av arbetstiden sitter man i möten. Bärbar dator är bra och underlättar när man har möten på andra platser.

 

Användarvänlighet är ett ledord i en attraktiv arbetsplats. (HRut faller inte under denna kategorin)

 

En attraktiv arbetsplats är när man vaknar på morgonen och tycker det är kul att gå till jobbet (man behöver inte jubla , men det känns inte jobbigt).

 

Karriärmöjlighet viktigare än lönen

 

Viktigare med fast anställning än projektanställning

 

Arbetstiden håller på att luckras upp, man jobbar mer oregelbundet. Framför allt personer mer yngre barn.

 

Arbetsplatsen börjar bli mer flexibel, jobbar t.ex. från fiket.

 

Personernas sociala nätverk följer med den anställde in i företaget.

 

Unga behöver mer coachning än rent ledarskap

 

Viktigt med kompetensutveckling inom våra resp. områden.

 

Bra med flex, framför allt när man har småbarn.

 

Stora möjligheter att få ta ut pappaledig, ingen som protesterar.

 

Självgående, frihet under ansvar.

 

Telefonmöte och mail hemma, kunna vara rörligt

 

Kunna komma åt system och filer utifrån. Wifi i huset.

 

Kunna få bra service, att vi har en IT-enhet är bra. Kan behöva utbildning, t ex Indesign, för att man själv får snickra ihop pres. material.

 

Att kunna utvecklas i sin yrkesroll, kompetensutveckling, utbildning, konferenser, erfarenhetsutbyte, kunna byta jobb inom kontoret.

 

Diskussionen är högaktuell, Folkets Park är mitt i planeringen av nytt kontor. Man vill tänka smart från början, bygga in rätt teknik, flexibla kontorslösningar och ge möjlighet till en flexibel arbetsplats. Man tar fram förslag på flexibla arbetsplatser, tysta rum, loungedel och vill bygga upp trådlöst nätverk. Man är fem fast anställda och sommartid upp till totalt femton inkl. tillfälliga medarbetare. Vissa dagar är alla inne, andra dagar är alla ute på fältet (man jobbar med dator utomhus på olika platser inom området, terrasser vid scener o likn) eftersom det pågår olika projekt hela tiden under sommaren.

 

Det har blivit succé när alla fick ut IPhones, arbetet har underlättats mycket eftersom man kan logga in och sköta många arbetsuppgifter utomhus. De används även på resor. Det är bra att kunna nå system på distans, men tyvärr är inte allt tillgängligt utanför huset. Alla gillar dock inte IPhones (eller datorer), men det fungerar bra för de allra flesta. Man tipsar varandra om bra funktioner och smart arbetssätt. Information och utbildning kan ge bra vägledning till dem som inte är lika positiva som andra.

 

Vi har en utvecklad It som det är idag och det mesta som behövs och som man vill ha finns.

 

MÅSTE finnas kompetent IT-service på GK. Inte OK med 5-10 dagars väntan på en insats. Mycket bra skrivarservice.

 

Hänga med i utvecklingen. Använda de program som behövs, även om de ligger utanför plattformen. Måste finnas en kombination och ett stöd av både centrala och lokala program.

 

Vi måste ligga i framkant för att locka till oss folk.

Tendsign (upphandlingsmodul på nätet) underlättar arbetet. Alla handlingar ligger säkert på nätet under sekretesstiden.

 

GIS-systemet är bra och har förändrat jättemycket för arbetet, det har många stor nytta av. Man hittar information utan att åka ut på plats. Ortofoton är ett bra komplement.

 

Bra med HRUT, kan jobba på distans.

 

Global telefonlista är en mycket bra funktion.

 

Mobilitet

 

Trådlöst nätverk efterfrågas, så man kan nå info från hela huset. Även arbete hemifrån skulle underlätta för t.ex. småbarnsföräldrar, och då behöver man kunna logga in och nå information hemifrån fullt ut.

 

Ekonomin hanteras ofta i excel för att ha koll på budget mm. Man jobbar i huvudsak med dokumenthantering på distans och använder Malmö stads system endast i mindre omfattning. Inne på kontoret kan man använda Vegas för uppföljning av ekonomin och Raindance för fakturahantering.

 

Det är mycket personligt hur man vill jobba, vill själv gärna göra sitt jobb på jobbet och sedan koppla bort jobbet när man är hemma.

 

IT-säkerhet och snabbhet är viktig. Tillgänglighet utanför kontoret, jobba hemifrån t ex. Moderna hjälpmedel, många vill ha snabba moderna mobiltelefoner. Driftsäkerhet viktigt.

 

Att kunna jobba hemifrån, som man gör med t ex under vinterberedskapen. Ingen gemensam HR-strategi idag.

 

Behöver kartan på fältet, mobilen är för liten, en bärbar dator för stor, iPad är troligtvis lagom i storlek.

 

Det har hänt mycket på senare år, mail mm i mobilen. Det finns synpunkter på HTC-mobilernas funktionalitet. Kan dock bli stressfaktor, man kan jobba för mycket i stället.

 

Möjlighet att låna läsplattor för att ha med sig på möten ute, t.ex. en per enhet skulle underlätta. Alla behöver inte ha sin egen läsplatta.

 

Jobba hemifrån, byggmöten på byggarbetsplatser mm, nå all info.

 

Bärbar dator är helt klart att föredra. Kunna skriva ute men även att kunna ha all dokumentation med sig, t ex genom med en läsplatta.

 

Resfria möten används. Webkamera enstaka gånger, annars telefonmöten med gemensam agenda. Ibland måste man dock träffas IRL.

 

En ordinarie bärbar dator för tung för mig, IPAD ett alternativt bra sätt att jobba.

 

För svårt att koppla upp sig mot Malmö stad och min information, viktigt att kunna nå information var man än är.

 

Vill gärna nå information hemifrån/andra ställen en GK

 

På byggmöten kan läsplattor underlätta så att man har med sig informationen direkt. Möjlighet att hämta och dela info snabbt.

 

Har idag de verktyg som behövs för att utföra jobbet men det underlättar med mobilitet. Skulle vilja ha tillgång till allting hemma och slippa spara ner och ta med vissa filer hem.

Att ha tillgång till allt är en förutsättning för att bli riktigt mobil.

 

Bärbar dator på möten, kunna komma åt dokument, främst office-filer. Men även ritningar, kartunderlag och system som Vegas, Raindance.

 

Arbetar mot konsulter, entreprenörer och andra inom Malmö stad i nuläget men andra externa parter kan tillkomma, t ex spårvagnsprojektet.

 

Jobbar mest med projekt inom Malmö så telefon- och webbmöten har inte varit aktuellt. Det kan dock bli så att man får en konsult som sitter i en annan stad.

 

Önskemål: att kunna logga in i Raindance på distans eller i annat fall i en smart-app kunna kolla vilka fakturor man har fått in. Att logga in i HRut ute är bra, men det kunde finnas en enklare smart-app för vardagsfunktioner. Arbetet i Folkets Park kräver andra arbetstider än 8:00-16:30, då t.ex. arrangemang äger rum vid andra tider.

 

Tycker det är mycket bra att kunna sköta HRUT på distans och ha tillgång till StadsAtlas.

 

Karta (kunna se t.ex. fastighetsgränser), Easy incident, Greta, intranätet (samma info ute som inne på kontoret) är system som skulle behövas nås utifrån.

 

Enheten är mycket ute på fältet men nästan alla har stationära datorer.

 

Kommunikation åt båda hållen, dvs. även kunna mata in i system från fältet.

 

Jobbar redan mobilt idag. Har egna servrar som vi kommer åt utifrån och som även entreprenörerna har tillgång till. Linuxbaserat.

 

Entreprenörerna har våra datorer, telefoner m.m. Vi har koll på vad som används och att det är samma oavsett vem som driftar.

 

Är kluven när det gäller att jobba hemifrån, man tappar lite av teamkänslan.

 

Viktigt att kunna bolla saker med varandra.

 

Ibland kan det vara OK att jobba hemifrån, göra en skrivelse.

 

Förutsättning att kunna nå sin information.

 

Det viktigaste är att kunna komma åt filer och system utifrån. Ha bra grejer som fungerar.

 

Förbättringsmöjligheter/Framtid

 

Man jobbar ofta med externa aktörer/samarbetspartners. Då måste man kunna dela dokument och har använt olika tjänster för detta, bl.a. Dropbox och Googledocs. (Gatukontoret använder olika system inom olika avdelningar). Man behöver kunna dela & editera i gemensamma dokument, och man vill logga ändringar i dokumenten/ha koll på vem som skrivit/editerat i dokumenten. Typisk fall; man har ett gemensamt event med Folkbildningsrådet. Man är tre man från Gatukontoret och tre från FBR. Man använder Googledocs för att hantera de aktuella dokumenten i samband med eventet, och kan ändra på webben i realtid i samma dokument.

 

Gemensamma mappar. Under upphandling gäller sekretess. Kan man lita på att ingen obehörig kan läsa informationen? IT:s administratörer och IT-support kan läsa informationen. Upphandlingsenheten hanterar idag information på USB-minnen.

 

Centrala system, (HRut o likn) ska vara användarvänliga och ha funktioner av betydelse. Kontrollsamhället känns förlegat. System ska inte diktera villkoren för arbetet och behovet utan systemen ska anpassas till arbetet och behovet.

 

Struktur på sparad information borde vara bättre, alla kan göra olika och spara info på olika sätt.

 

Jobbar inte med O, funkar inte bra med nuvarande filstruktur:. Använder idag Projektplace / PowerPlace. Finns även ett Malmö företag som håller på att ta fram en sådan produkt.

 

VEGAS skulle bli ett dokumenthanteringssystem tidigare, men används fortfarande inte så.

 

Kalkyldatabasen. Här matar man in uppgifter om a-priser enligt koderna i AMA. Bara två personer matar in uppgifterna i databasen. Ingen annan har tillgång till databasen idag.

Tillgänglighet till Kalkyldatabasen behöver bli bättre, som Web-info t ex.

 

Information måste vara säkerställd för att vara till nytta (Web-info mm).

 

Datorer i konferensrum borde vara snabbare att starta upp. Har man inte varit där på ett tag ska datorn uppdateras, alla inställningar ska läsas in och det tar lång tid innan man kan börja skriva.

 

Skulle ha användning för en riktig smartphone, i nuläget windows 6.5 och då funkar i princip bara mail och kalender.

 

HTC windows 6.5 – urk!

 

Telefonservice (kunna ställa telefonen) vart man är, t ex kunna styra från Outlook. Behöver bara mobilen.

 

Trådlöst nätverk på kontoret.

 

Några nyckelord: Kvalitet, kompabilitet och användarvänlighet.

 

Alla vet inte vilken/hur mycket information som finns inom Malmö stad. Vegas; vilken nytta har t.ex. beställarombuden av denna info?

 

Det finns mycket som kan bli bättre. Man måste prioritera sådant som alla/många har nytta av. Nyckeltal kan bli bättre och det har många nytta av.

 

”Pärmen”, test pågår av en utökning av upphandlingssystemet där man kan lägga dokument i mappar tillgängängliga för entreprenörer/konsulter.

 

Koppling mellan program. Viktigt att man kan dra ut rätt information från olika system.

 

Man har kanske inte insett att (ur strategisk synpunkt) hur mycket och hur viktigt det är att grundinformationen (Web-info Gis mm) är klar och uppdaterad. Mycket annan info hänger på att denna info är rätt/är uppdaterad. Prioritera rätt. Detta kräver en del resurser inom kontoret.

 

Medborgarna deltar aktivt och uppdaterar information på nätet (t.ex. Wikipedia). Applicerbart i vår verksamhet, t.ex. på cykelkartor för att tipsa om bra/dåliga vägar?

 

Kunna få information från markupplåtelse- , grävnings- och LTF-systemen  med ut i fält.

 

Vegas måste bli mer användarvänligt.

 

Det är mycket viktigt med hög kvalitet på informationen.

 

Vi måste börja med att alla följer antagna dokumenterade rutiner.

 

Dialog, samsyn, samverkan.

 

Integrering av våra system, hitta all information genom ett användargränssnitt. En naturlig ingång till allt.

 

Alla system kommer att bli webbaserade.

 

Uppkoppling mot Malmö stad sker idag med VPN. Detta fungerar inte bra, önskar sig en bättre, lättare och funktionell anslutning.

 

Personliga portaler, där man själv kan bestämma vilken information som jag vill ha presenterad. ( Naturligtvis kommer det att finnas tvingande information).

 

Nyheter/blänkare på förstasidan. Man kan ta till sig max fyra nyheter per tillfälle.

Möjlighet att komma med kommentarer till nyheter och inlägg.

 

Bokning av rum, bilar, cyklar, etc. upplagt i Outlook.

 

Vill ha information om studiebesök som sker i vår omvärld.

 

Vill ha info i mer mobilen om t.ex. byggnader, arkitektur, allmänna platser (t.ex. när byggdes platsen/huset?), trafikmängder mm.

 

En Geografisk databas för hela kommunen, GDL

GDL, tror att det är framtiden, då kan vi lämna och hämta information på ett ställe.

 

Informationskvalitet på vår information är viktig, innan den läggs ut.

 

Viktigt att all överföring mellan våra olika system ska ske automatiskt inte manuellt.

 

Viktigt att det finns en ansvarig för varje objekt.

 

Om 3 år, kartan en naturlig del i verksamheten.

 

Viktigt att vi hämtar informationen från originalplatsen, källan.

 

Vem är målgruppen? Handläggare, entreprenörer vill ha detaljerad information. Allmänheten, räcker med översiktsinformation.

 

Arrangemangsenheten har många projektanställningar, att få ett konto tar lång tid, ger ett omodernt intryck

 

Viktigt med bra  webbsida och appar, för att kunna kommunicera med allmänheten men även  för handläggare.

 

Har Dropbox men skulle vara bra att ha en projektarbetsplats, t ex vid projekt med externa aktörer, (ex Lund och Helsingborg). Enkelt gränssnitt, inloggning, kunna ha material, texter och bilder och även diskussionsforum.

 

Använder telefonmöte men skulle gärna använda webbkonferens.

 

Inte särskilt mycket av kartor i det vardagliga arbetet. Andra personer i projekten tar fram kartor.

 

Vill kunna blogga (externt mot malmöborna), t ex kunna ta upp frågor som debatteras i media kring kollektivtrafiken. Youtube kan användas.

Lund hade ett nätformulär för samråd med vissa färdiga frågor.

 

Skulle kunna ha klara sig med bara mobil om man har ett bra headset.

 

Mycket möten, många protokoll och anteckningar som skrivs under mötet. Mini-PC skulle underlätta, alternativt en Ipad, för att få in anteckningarna i datorn direkt.

 

Trafikmarkeringar in i Oracle. Problem med att följa upp kvalitetskrav på digitala handlingar. Vem ska kvalitetssäkra? Har ej resurser och kunskap idag. Vi ställer krav på konsulter men har inte kompetens att följa upp.

 

Fotodokumentation kopplat till GIS-databasen.

 

SBK skulle göra inmätning när entreprenören är klar.

 

AutoCAD kräver en bra dator och fungerar inte så bra på en bärbar. Jobbar idag med två skärmar vilket både sparar tid och papper.

 

Vegas skulle utvecklas, kunna se kostnader etc. Eller om det handlar om utbildning, alla vet inte vad man kan göra i systemet.

 

Tidföring kan bli bättre.

 

Idag är det krångligt att ta in tillfälliga, externa resurser/samarbetspartners som sitter tillfälligt i Folkets Park och jobbar några dagar vilket händer regelbundet. De har i regel med sig egna datorer och behöver bara en uppkoppling mot Internet för att nå web-mail och dokumenttjänsterna ovan. Säkerhetskraven i Malmö stad gör det krångligt att hjälpa dem. Förslag är att låna ut 3G-kort tillfälligt när behovet uppstår.

 

Mjukvara är stelt idag, inhyrda/tillfälliga resurser har sina egna ”favoritprogram” som de kan och gärna använder. Malmö stads säkerhetskrav/plattform hindrar användande av vissa program. Man borde ha tillfälliga lånedatorer som blåses tomma med jämna mellanrum för att klara de tillfälliga behoven.

 

Man använder t.ex. GIMP (freeware) i stället för Photoshop (dyra licensavgifter) inom Folkets Park. Fler borde nyttja freeware-program för många skulle klara sig med de funktioner som dessa program erbjuder. Stora belopp går att spara. När man skickar dokument skickar man i PDF-format, så kan alla se resultatet. (Kommunen måste kunna kommunicera mellan förvaltningarna varför viss standard, t.ex. PDF, är ett krav. Oklart vad arkiveringsreglerna säger).

 

Mac är vanligt i branschen och därför man vill kunna använda dessa i verksamheten.

 

Behovsanalys är viktigt vid nyanställningar av medarbetare. Behoven är inte alltid klara från start utan kan växa fram efterhand. Flexibilitet måste då finnas så att medarbetare kan hitta de verktyg som är mest lämpade för var och ens arbete.

 

Utvecklingspotential hos appar för interna system (enklare varianter av HRut, Raindance m fl) och hemsidor för mobiler. Några exempel: Malmöfestivalens hemsida är bra i mobilen, medan Folkets Parks egen inte fungerar så bra i mobiler.

 

Twitter och Facebook används regelbundet som en del av arbetet av flera medarbetare inom Folkets park. Det är viktigt att kommunicera både med medarbetare och med omvärlden genom dessa verktyg. Man bevakar även vad som skrivs av andra i sociala medier och får på så sätt snabbt bra koll på tempen/läget och vad som sägs om Folkets Park ute hos allmänheten. Användandet av Facebook och Twitter är både privat och arbetsrelaterat, och ibland kan gränsen mellan vara diffus. De allra flesta kan ändå skilja på arbete och fritid.

 

Hur använda sociala medier är en generationsfråga, men fler och fler äldre använder Facebook. Facebook, SMS, IRL blir mer och mer integrerade hos yngre.

 

Använder inte sociala nätverk i jobbet. Använder nyhetsbrev, nyhetstjänster, ”branschwebsidor” o liknande för omvärldsbevakning.

 

Arkivering av kommunikation är problematisk.

 

Skulle vilja ha möjlighet att kunna dela filer med Malmö anställda och konsulter på ett enkelt sätt.

 

Skulle vilja ha tillgång till enkel information på en Malmökarta.

 

Kunna simulera antal objekt och/eller ytor.

 

Digitala tavlor vid resp. anställds dörr.

 

Kunna boka allt i Outlook, personer, rum, bilar, datorer cyklar, etc.

 

Helst ha tillgång till så många system som möjligt på distans i framtiden.

 

Möjlighet att behovsanpassa sitt ”skrivbord”

 

Använder mest telefonen till att ringa, läsa mail och kalendern.

 

Kunna få in webinfo i telefonen. Vissa funktioner användbara ute, t.ex. att mäta i kartan, tända/släcka lager.

 

Ha tillgång till Upplåtelser och Avtal ute i fält.

 

Skulle vilja ha ut Ögat på stan.

 

Inför en standardplattform i smarttelefoner.

 

Rutin för relationsunderlag fungerar inte, men är en förutsättning för att t.ex. Web-info och grundkarta ska vara tillförlitliga.

 

Mer utbildning inom de system och program som används, både bas- och mer avancerad utbildning. Individuella utbildningsplaner?

 

Vegas får kritik inom avdelningen. Hur hanteras bilder? Vilket system har vi? Vilka format, namngivning, etc? Vad ska sparas och vad ska kastas?

 

Iphone är ett arbetsverktyg för arrangemangsfolk

 

Mac- produkter används mycket inom reklam, arrangemangs områdena.

 

Kunna mer om skrivare och funktioner för att kunna spara papper. Skrivarinställningar är krångliga.

 

Webinfo startar alltid i samma vy, väldigt många skulle vilja kunna spara individuella vyer.

 

Ha möjlighet att ha mailen öppet samtidigt som kalendern (Outlook).

 

Komma åt interna system, t ex Komin. Uppdelad info, t ex GK, avdelningsinfo, enhet, min info. Kan vara i någon form av social medier. Kunna fylla i en uppgift på ett ställe, inte tre olika.

 

Mer information presenterad på karta och gis, t ex vilka arr som kommer att genomföras på ett område för att kunna planera grävningsarbeten eller byggbelamringar. Även utökad info kan behövas, t ex kunna få fram kontaktpersoner som står för en markupplåtelse, tidsperioder när den är aktuell mm.

 

Vill kunna jobba med AutoCAD i Oracle.

 

Digitala handlingar med sig var man än är.

 

Fotodokumentation kopplat till GIS-databasen.

 

Kontoret behöver ta ett helhetsgrepp kring vilka behov vi har när det gäller tekniska verktyg, tekniska applikationer och hur vi hanterar kommunikationen.